W pracy z materiałami dźwiękowymi znaczenie ma nie tylko to, co zostało powiedziane, ale też sposób uporządkowania wypowiedzi. Nagranie rozmowy, wywiadu, posiedzenia czy spotkania może trwać kilkadziesiąt minut, a późniejsze odnalezienie dokładnie określonej informacji bez zapisu bywa czasochłonne. W takich przypadkach stosowana jest transkrypcja nagrań, czyli przeniesienie treści mówionej do formy tekstowej.
Samo przepisanie słów nie za każdym razem jednakże wystarcza. Przy mniej wyraźnych nagraniach pojawiają się przerwy, nakładające się głosy, urwane zdania lub fragmenty, których nie da się niedwuznacznie usłyszeć. W praktyce należy wtedy rozstrzygnąć, czy zachować dosłowny charakter wypowiedzi, czy przygotować zapis bardziej uporządkowany. Każda z owych form służy nieco innemu celowi, dlatego sposób opracowania materiału warto ustalić przed rozpoczęciem pracy.
Szczególnego podejścia wymaga materiał, który ma być użyty w postępowaniu prawnym. Transkrypcja do sądu powinna możliwie ze starannością odzwierciedlać zawartość nagrania, bez dopisywania znaczeń, poprawiania wypowiedzi czy zmieniania ich sensu. Istotne mogą być nie tylko pełne zdania, lecz też momenty zawahania, przerwy, zmiana osoby mówiącej albo fragmenty, w których wypowiedź jest niezrozumiała (dodatkowe informacje:transkrypcja do sądu cennik). Przy dłuższych materiałach istotne staje się również oznaczanie czasu nagrania, ponieważ ułatwia ono odnalezienie konkretnego fragmentu w pliku źródłowym. Jeśli na nagraniu mówi kilka osób, konieczne jest rozróżnienie ich wypowiedzi w sposób czytelny i konsekwentny. Problem pojawia się szczególnie wówczas, gdy rozmówcy mówią równocześnie. W takiej sytuacji zapis powinien jasno sygnalizować ograniczenie wynikające z jakości materiału, zamiast uzupełniać brakujące słowa na podstawie domysłów.
Określenie stenogram jest często używane zamiennie z transkrypcją, choć w zależności od użycia może oznaczać nieco inny sposób zapisu. Stenogram kojarzy się przede wszystkim z możliwie wiernym odtworzeniem przebiegu wypowiedzi, dlatego przy jego przygotowaniu liczy się kolejność słów i zachowanie informacji występujących w nagraniu. Nie oznacza to natomiast, że właściwie każdy zapis powinien wyglądać identycznie. Inaczej opracowuje się rozmowę, w której na prawdę istotna jest naturalna forma wypowiedzi, a inaczej materiał przeznaczony do analizy dokumentacyjnej. Przy zapisie dosłownym pozostawia się między innymi powtórzenia, charakterystyczne przerwania zdań czy potoczne sformułowania, jednak w wersji redagowanej można ograniczyć elementy utrudniające czytanie. Decyzja dotycząca formy ma w późniejszym czasie wpływ na sposób interpretowania dokumentu, dlatego nie powinna być podejmowana tylko pod względem wyglądu gotowego tekstu.
Na dokładność zapisu wpływa przede wszystkim jakość materiału wejściowego. Nagranie zrobione w spokojnym pomieszczeniu zwykle umożliwia łatwiej rozpoznać poszczególne głosy niż plik zarejestrowany w miejscu, w którym występuje hałas, echo albo wiele osób rozmawia jednocześnie. Znaczenie ma także sposób nagrania, rodzaj mikrofonu i odległość rozmówców od urządzenia. Przy bardzo słabej jakości dźwięku niektórych fragmentów nie da się odtworzyć z pełną pewnością i powinno się to wyraźnie zaznaczyć w tekście. Równie istotna jest weryfikacja nazw własnych, dat, liczb oraz terminów pojawiających się w wypowiedziach, ponieważ pojedyncza pomyłka w takim miejscu może zmodyfikować znaczenie całego fragmentu. Transkrypcja jest zatem nie tylko i wyłącznie czynnością polegającą na wpisywaniu usłyszanych słów. Wymaga uważnego odsłuchiwania, rozpoznawania kontekstu i jednoczesnego respektowania granicy między tym, co w rzeczywistości wynika z nagrania, a tym, co można wyłącznie przypuszczać.
Sprawdź tutaj: transkrypcje nagrań.
