Podczas pracy z dużą ilością materiałów łatwo zauważyć, że największym kłopotem nie zawsze jest brak informacji, lecz trudność w późniejszym odnalezieniu tego, co rzeczywiście było istotne. Rozmowy, dokumenty, nagrania i wiadomości powstają w różnym czasie i często mają odmienną formę. W takich wypadkach pojawia się wykorzystanie narzędzi wykorzystujących sztuczną inteligencję do budowy i porządkowania zapisów.

Notatki ai mogą powstawać na podstawie dostarczonego tekstu, transkrypcji rozmowy lub innego materiału, a następnie przyjmować bardziej uporządkowaną postać. Sposób działania zależy od konkretnego rozwiązania, dlatego nie każda funkcja będzie dostępna w każdym narzędziu. Warto także pamiętać, że automatyczne opracowanie nie jest tym samym co ręczne sporządzenie notatki. System rozpoznaje wzorce w przekazanym materiale i na tej podstawie wykonuje skrót, co może prowadzić do pominięcia informacji uznanych za mniej ważne.

W praktyce dużo zależy od rodzaju materiału, który ma zostać opracowany. Krótkie spotkanie z jasno określonym tematem jest relatywnie łatwe do uporządkowania, jednakże rozmowa, w której kilka osób zmienia wątki, stosuje skrótów myślowych albo odnosi się do wcześniejszych ustaleń, stawia przed takim systemem większe wymagania. AI notes mogą wtedy przedstawić główne zagadnienia, ale niekoniecznie zachować wszystkie współzależności między poszczególnymi wypowiedziami. Szczególną uwagę warto zwrócić na liczby, terminy, nazwy swoje oraz zdania zawierające zastrzeżenia. Właśnie takie elementy mają znaczenie praktyczne, a jednocześnie ich interpretacja może zależeć od kontekstu. O ile w źródłowym materiale występuje niejasność, automatyczne opracowanie nie musi jej rozwiązać. Może jednak nadać jej bardziej uporządkowaną formę, przez co pierwotna niepewność będzie mniej widoczna.

Kolejnym zagadnieniem jest sposób korzystania z gotowych zapisów. Jedna osoba może potrzebować krótkiego opisu całej rozmowy, inna będzie szukała konkretnych ustaleń, a jeszcze inna zechce zachować chronologiczny przebieg wydarzeń. Z tego powodu przydatność notatki zależy nie tylko od jakości rozpoznawania treści, ale również od jej późniejszego wykorzystania. Przy dłuższych materiałach znaczenie ma możliwość szybkiego dotarcia do określonego fragmentu. Przy krótkich zapisach ważniejsza może być łatwość i czytelność. Zbyt mocne skracanie treści też może być problemem, ponieważ kilka zdań pozbawionych kontekstu nierzadko nie wystarcza do odtworzenia sensu całej rozmowy. W pracy z takimi narzędziami rozsądne jest zatem traktowanie wygenerowanego zapisu jako opracowania materiału, a nie automatycznego odpowiednika pełnego źródła. Gdy element ma znaczenie, warto odwołać się do pierwotnego tekstu lub nagrania.

Nie można pomijać też kwestii danych przekazywanych do systemu. Nagranie spotkania albo dokument mogą zawierać informacje, których nie należy udostępniać bez odpowiedniego sprawdzenia zasad przetwarzania. Tyczy się to między innymi danych osobowych, informacji zawodowych, treści wewnętrznych a także materiałów powierzonych przez inne osoby. Przed użyciem określonego rozwiązania warto zaznajomić się z jego sposobem przechowywania i przetwarzania danych oraz sprawdzić, jakie ustawienia można zmienić. Na prawdę istotna jest także kontrola gotowej notatki. Wręcz o ile treść wygląda spójnie, nie znaczy to w sposób automatyczny, że wszystkie najmniejsze elementy zostały zapisane prawidłowo. W sytuacji treści powstających na podstawie rozmów szczególne znaczenie ma jakość nagrania, wyraźne rozróżnienie mówców i ilość dostępnego kontekstu. To właśnie te czynniki na prawdę często decydują o tym, czy w sposób automatyczny przygotowany zapis będzie odpowiadał rzeczywistemu przebiegowi rozmowy.

Dodatkowe informacje: ai notes.