Dokumentacja w organizacji na prawdę bardzo często powstaje w różnych miejscach i na różnych etapach realizacji zadań. Część plików trafia do poczty elektronicznej, inne są zapisywane na dyskach lokalnych, a dokumenty papierowe pozostają w segregatorach albo teczkach przypisanych do konkretnych spraw. Z zdarza się, że taki podział utrudnia uwarunkowanie, która wersja jest aktualna i gdzie znajduje się pełna dokumentacja.
Program do zarządzania dokumentami może służyć do uporządkowania tych zasobów a także określenia zasad ich obiegu. Ważnym elementem jest sposób przypisywania plików do spraw, kontrahentów, projektów albo okresów rozliczeniowych. Warto prócz tego unikać tworzenia zbyt wielu dziedzinie, ponieważ użytkownicy mogą mieć trudności z wyborem właściwej. Na prawdę istotna jest też spójność nazewnictwa. O ile jedna osoba zapisuje datę na początku nazwy, a inna używa numer sprawy lub skrót działu, późniejsze wyszukiwanie staje się mniej przewidywalne. Postanowienie wspólnych reguł pozwala ograniczyć takie rozbieżności, niemniej jednak wymaga ich stosowania przez wszystkie osoby pracujące z dokumentacją.
W codziennej organizacji pracy kontrolowanie dokumentami i archiwizacja wiążą się też z kontrolą terminów a także odpowiedzialności za poszczególne materiały. Umowa może wymagać sprawdzenia przed upływem określonego terminu, faktura musi zostać powiązana z odpowiednim rozliczeniem, a dokument wewnętrzny może wymagać zatwierdzenia przez kilka osób. Jeżeli te czynności odbywają się bez ustalonego obiegu, łatwo przeoczyć wiadomość albo pozostawić sprawę bez dalszego działania. Elektroniczny system może rejestrować kolejne etapy pracy, wskazywać osobę odpowiedzialną i przechowywać informacje o dokonanych zmianach. Samo uruchomienie takich funkcji nie rozwiązuje jednakże problemów organizacyjnych. Najpierw powinno się ustalić, które dokumenty wymagają akceptacji, kto może ją przeprowadzić i co należy zrobić w przypadku nieobecności osoby decyzyjnej. W innym razie cyfrowy obieg może odtwarzać te same opóźnienia, które wcześniej występowały przy dokumentach papierowych. Znaczenie ma też określenie, czy pracownicy mogą własną pracą przerabiać przypisane kategorie, usuwać pliki albo przekazywać je poza organizację.
Osobnym zagadnieniem jest przenoszenie istniejącej dokumentacji do archiwum elektronicznego. Proces ten obejmuje nie tylko skanowanie, ale również ocenę jakości plików, sprawdzanie kompletności stron i przypisywanie odpowiednich opisów. W starszych zbiorach mogą występować nieczytelne kopie, brakujące załączniki albo kilka sztuk tego samego dokumentu z różnymi adnotacjami. Nie za każdym razem można od razu usunąć duplikaty, ponieważ poszczególne wersje mogą posiadać znaczenie dla historii sprawy. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może wspierać wyszukiwanie według dat, numerów, nazw albo innych danych opisujących zawartość pliku. W niektórych rozwiązaniach dostępne jest też rozpoznawanie tekstu ze skanów, natomiast skuteczność tej funkcji zależy między innymi od jakości obrazu, kroju pisma i układu strony. Dokumenty z pieczątkami, odręcznymi dopiskami albo słabym kontrastem mogą wymagać ręcznej weryfikacji. Przy większych zbiorach warto więc określić, które materiały będą moderowane ze starannością i jak zostaną oznaczone pliki, których nie udało się poprawnie odczytać.
Na sposób przechowywania dokumentacji wpływają też oczekiwania dotyczące ochrony informacji, dostępności danych i czasu ich przechowywania. Nie wszystkie pliki powinny być widoczne dla każdego pracownika, dlatego uprawnienia powinno się zaimplementować do zakresu zadań oraz działu dokumentów. Inne zasady mogą dotyczyć ogólnych instrukcji, a inne dokumentacji kadrowej, danych klientów czy informacji inwestycyjnych. Trzeba także ustalić, co dzieje się z plikami po zakończeniu sprawy, zmianie stanowiska przez pracownika lub upływie okresu archiwizacji. W praktyce istotne jest rozróżnienie usunięcia dokumentu roboczego od zniszczenia materiału, który podlega określonym obowiązkom przechowywania. Powinno się uwzględnić odpowiednie przepisy i wewnętrzne procedury, zamiast opierać decyzję wyłącznie na dacie stworzenia pliku. Osobnego planu wymagają kopie zapasowe oraz odtwarzanie danych po awarii. Samo przechowywanie dokumentów w postaci elektronicznej nie znaczy, że można je odzyskać w każdym momencie. Dlatego zakres zabezpieczeń, częstotliwość budowy kopii i sposób sprawdzania ich poprawności powinny wynikać z rodzaju dokumentacji a także konsekwencji ewentualnej utraty dostępu do informacji.
Zobacz więcej: kontrola czasu pracy pracownika.
