Nagrania dźwiękowe są wykorzystywane w bardzo wielu sytuacjach, między innymi podczas rozmów służbowych, konsultacji, spotkań, wywiadów czy czynności związanych z prowadzonymi sprawami. Zapisanie ich treści w formie tekstowej pozwala wrócić do konkretnych wypowiedzi i prześledzić informacje bez konieczności każdorazowego odtwarzania całego materiału. Transkrypcje nagrań różnią się natomiast zakresem szczegółowości.
Są przypadki w których wystarczy zapis najważniejszych informacji, w innych konieczne jest wierne odtworzenie całego dialogu, łącznie z powtórzeniami, niedokończonymi zdaniami i przerwami w wypowiedziach. Spore znaczenie ma ustalenie, czy treść ma pełnić funkcję dokumentacyjną, stanowić materiał do dalszej analizy, czy zostać wykorzystany w formalnych czynnościach. Nie każdy rodzaj nagrania można opracować według tych samych zasad. Rozmowa dwóch osób prowadzona w spokojnym sąsiedztwie stawia inne wymagania niż dyskusja grupowa, w której uczestnicy mówią równocześnie.
Przy sporządzaniu zapisu ważne jest także rozpoznawanie osób wypowiadających poszczególne kwestie. Nie zawsze jest to łatwe, szczególnie gdy głosy są podobne, rozmówcy znajdują się w różnej odległości od mikrofonu lub nagranie zawiera zakłócenia (źródło informacji: transkrypcja cennik). W takich sytuacjach pomocne może być porównywanie charakterystycznych cech głosu a także analiza dłuższych fragmentów rozmowy. Nie powinno się jednakże przypisywać wypowiedzi dokładnie określonej osobie tylko na bazie domysłów. Podobna ostrożność dotyczy nazwisk, nazw miejscowości, dat i określeń branżowych. Usterki w tych elementach mogą prowadzić do nieporozumień, szczególnie gdy zapis jest w późniejszym czasie wykorzystywany przez osoby, które nie znają pierwotnego kontekstu. Transkrypcja powinna odznaczać tekst możliwą do odtworzenia od fragmentów niepewnych. Jeżeli kilka słów brzmi tak samo i nie można rozstrzygnąć, które z nich zostało użyte, odpowiednim rozstrzygnięciem jest oznaczenie wątpliwości zamiast wybierania jednej wersji.
Odrębną kategorię stanowią materiały przygotowywane na potrzeby postępowań prawnych. Transkrypcja do sądu powinno uwzględniać charakter dokumentu oraz oczekiwania dotyczące sposobu przedstawienia treści nagrania. Istotne jest zachowanie chronologii, dokładnego brzmienia wypowiedzi i rozróżnienia poszczególnych uczestników rozmowy. W praktyce znaczenie mogą mieć dosłownie krótkie odpowiedzi, tj. zgody, zaprzeczenia czy pojedyncze słowa wypowiedziane w reakcji na wcześniejsze zdanie. Ich pominięcie może zaburzyć odbiór całej wymiany zdań. Warto także stosować oznaczenia czasu, które pozwalają powiązać określony fragment dokumentu z najlepszym miejscem w pliku audio. Trzeba co więcej rozróżniać sam zapis rozmowy od opinii dotyczącej jej treści. Osoba sporządzająca dokument nie powinna dopisywać interpretacji intencji rozmówców ani rozstrzygać, co mieli na myśli. O formalnej przydatności materiału decydują przepisy i okoliczności konkretnego postępowania, a sam stenogram nie zastępuje nieszablonowego nagrania.
Na końcowy kształt dokumentu wpływa także sposób jego przygotowania i kontroli. Automatyczne rozpoznawanie mowy może przyspieszyć wstępne opracowanie dźwięku, ale nie rozwiązuje wszystkich problemów związanych z jakością materiału. Programy na prawdę bardzo często mylą tożsamo brzmiące wyrazy, nieprawidłowo zapisują liczby i mają trudności z rozpoznawaniem wypowiedzi nakładających się na siebie. Szczególnej uwagi wymagają fragmenty zawierające skróty, obcojęzyczne zwroty a także nazewnictwo specjalistyczne. Dlatego gotowy treść powinien być porównany z nagraniem, a poprawki muszą wynikać z rzeczywistego brzmienia wypowiedzi. Stenogram może zawierać również informacje o dłuższych przerwach, śmiechu, podniesionym głosie albo innych zdarzeniach dźwiękowych, jeżeli mają znaczenie dla celu dokumentu. Nie trzeba jednak przesadnie rozbudowywać takich opisów, ponieważ mogą utrudniać odczytanie właściwego dialogu. Osobną kwestią pozostaje ochrona plików źródłowych i gotowych dokumentów. Nagrania mogą zawierać dane osobowe, informacje zawodowe albo detale prywatnych rozmów, dlatego sposób ich udostępniania, przechowywania i przekazywania powinien uwzględniać charakter zawartych w nich informacji.
Dodatkowe informacje: transkrypcja do sądu.
