W wielu organizacjach dokumentacja powstaje stopniowo, w miarę realizacji zamówień, prowadzenia projektów i obsługi bieżących spraw. Część informacji jest zapisywana w formularzach, inne trafiają do załączników wiadomości e-mail, a jeszcze inne pozostają w papierowych teczkach. Z czasami pojawia się problem z odtworzeniem przebiegu konkretnej sprawy, w szczególności gdy uczestniczyło w niej kilka osób.
Program do zarządzania dokumentami może porządkować pliki według ustalonej struktury i łączyć je z określonymi zadaniami lub procesami. Przy planowaniu takiego rozwiązania warto zwrócić uwagę na to, jak użytkownicy będą odnajdywać informacje. Wyszukiwanie wyłącznie według nazwy pliku na prawdę bardzo często okazuje się niewystarczające, w szczególności gdy wiele dokumentów ma podobne tytuły. Dodatkowe oznaczenia, tj. numer sprawy, data, rodzaj dokumentu czy status, pozwalają zawęzić wyniki. Należy natomiast ustalić, które informacje są rzeczywiście potrzebne. Nadmiar obowiązkowych pól wydłuża wprowadzanie danych, a zbyt mała liczba oznaczeń może utrudnić późniejsze odszukanie materiałów. W codziennej pracy liczy się też sposób postępowania z dokumentami, których nie da się dobitnie przypisać do istniejącej dziedzinie. Bez określonej procedury takie pliki często trafiają do folderów tymczasowych i pozostają tam przez długi okres czasu.
Istotnym zagadnieniem jest rozróżnienie dokumentów stosowanych na bieżąco od materiałów, które mają być przechowywane przez dłuższy okres. Zarządzanie dokumentami i archiwizacja nie sprowadzają się do przenoszenia starszych plików do osobnego katalogu. Należy uwzględnić ich znaczenie, aktualny status, powiązania z innymi dokumentami a także obowiązujące terminy przechowywania. Np, zakończenie projektu nie zawsze oznacza, że wszystkie powiązane z nim materiały można zaraz zarchiwizować w ten sam sposób. Część dokumentów może nadal wymagać dostępu ze względu na rozliczenia, zgłoszone sugestie lub trwające postępowania. Dlatego przed przeniesieniem zasobów do archiwum warto określić, kto podejmuje taką decyzję i jakie warunki muszą zostać spełnione. Znaczenie moraz możliwość późniejszego odtworzenia historii dokumentu. Informacja o dacie przekazania, osobie zatwierdzającej albo wcześniejszej wersji może być potrzebna nawet wówczas, gdy sprawa została formalnie zamknięta. Jeżeli archiwizacja nie uwzględnia tych współzależności, dokumenty pozostają dostępne, ale ich znaczenie i kontekst mogą być trudne do ustalenia.
Przy porządkowaniu zasobów elektronicznych na prawdę bardzo często pojawia się konieczność połączenia dokumentów pochodzących z różnorakich źródeł. Mogą to być pliki tekstowe, arkusze, wiadomości zapisane w formie elektronicznej, skany oraz materiały otrzymane w formatach wykorzystywanych przedtem w organizacji. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji powinien być oceniany też pod kątem obsługiwanych typów plików a także możliwości zachowania ich kluczowych właściwości. Sam zapis dokumentu w repozytorium nie zawsze wystarcza. Należy sprawdzić, czy plik otwiera się prawidłowo, czy zachowano załączniki i czy jego tekst można odczytać bez dodatkowych narzędzi. W sytuacji skanów znaczenie ma rozdzielczość, kontrast a także kompletność stron. Jeżeli już archiwizowany materiał zawiera odręczne notatki lub pieczęcie, automatyczne rozpoznawanie tekstu może nie odtworzyć wszystkich informacji. W takich okolicznościach potrzebna jest kontrola wzrokowa, a niekiedy także ręczne uzupełnienie opisu. Przy większej liczbie dokumentów trzeba ustalić sposób sprawdzania jakości, ponieważ pojedyncze niedociągnięcia mogą pozostać niezauważone w trakcie masowego przetwarzania. Istotne jest też zachowanie powiązań między dokumentem podstawowym a jego załącznikami, by po kilku latach można było odtworzyć pełny zestaw materiałów dotyczących danej sprawy.
Na organizację dokumentacji wpływa a przy tym sposób współpracy między działami a także zmiany zachodzące w strukturze organizacyjnej. Dokument, który na sam początek obsługuje jeden zespół, może później wymagać przekazania innemu pracownikowi lub działowi. W tak zaistniałej okoliczności istotne staje się nie tylko udostępnienie pliku, lecz również przekazanie informacji o jego statusie, wcześniejszych warunkach i dalszych działaniach. Trzeba określić, kto może przemieniać tekst dokumentu, kto odpowiada za jego zatwierdzenie i w jaki sposób rejestrowane są korekty. Warto też uwzględnić sytuacje nietypowe, tj. zastępstwo podczas nieobecności pracownika lub konieczność ograniczenia dostępu do wybranych materiałów. Zasady te powinny być zgodne z wymaganiami dotyczącymi ochrony danych i przechowywania dokumentacji. Nie można co więcej pomijać kwestii technicznych. Kopie zapasowe, kontrola poprawności zapisu a także okresowe sprawdzanie sposobności odtworzenia plików stanowią odrębny obszar utrzymania archiwum. Należy też uwzględnić edycję formatów i narzędzi stosowanych do odczytu dokumentów. Materiał przechowywany przez wiele lat może wymagać przeniesienia do innego formatu, ale taka operacja powinna być poprzedzona sprawdzeniem, czy nie zmieniła układu, treści albo bardzo poważnych właściwości pliku.
Więcej informacji: program do zarządzania dokumentami.
